鄭穎仁

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自動將信件轉給代理人處理自動將信件轉給代理人處理休假，是每個上班族一定會遇到的事情，如果不是非常緊急的事, 自動回信給客戶, 告知自己正在休假中是一個作法, 但是遇到緊急狀況, 需要立即處理的信件, 拖到放假回來可能就來不及了。 這時候若是您有指定職務代理人, 可利用『自動轉信機』, 直接將信件轉給代理人來處理, 再搭配自動回信的技巧, 告訴客戶：「您的信件將由代理人立即處理」, 如此就不會產生一放假、工作就中斷的情形。 那麼『自動轉信機』要去哪裡找呢？很簡單！用 Outlook Express 就能做到這樣的功能囉！請在 Outlook Express 中執行『工具/郵件規則/郵件』命令並按照以下的步驟操作： STEP1：.按新增鈕, 建立一條新的郵件規則。STEP2：勾選來自指定帳戶的郵件選項。 STEP3：勾選轉寄郵件給人員選項。 STEP4：按下指定鈕, 選取您的公司郵件帳戶。STEP5：再按人員鈕, 輸入代理人的郵件信箱 (或在選擇人員交談窗中按通訊錄鈕直接選取)。STEP6：最後按下確定鈕。 設好自動轉寄的郵件規則後, 只要您的電腦及 Outlook Express 程式在開啟狀態, 那麼所有寄到您公司帳號的信件, 都會自動轉給設定好的代理人信箱哦！ 注意！代理人收到一堆您的垃圾信 由於所有寄給您的信件都會轉給代理人, 連同私人信件、廣告、垃圾郵件, 為了避免代理人收到許多沒用的信件, 以下提供一些使用經驗給您參考： ● 自動轉寄的信件單獨存放：請代理人建立一個郵件規則, 將代理的信件以一個專屬的資料夾來存放, 可避免收信匣變得雜亂無章。● 遵守帳號專用的原則：平常使用信箱就需遵守帳號專用的原則, 例如公司的信箱僅公事使用；親友的私人信件使用 ISP 提供的信箱；訂閱電子報、填寫網頁資料時, 使用免費申請的信箱。依此原則使用電子郵件, 即可避免上述情形。本文選錄自《完全解決 eMail 問題的新技法》